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Elektronische Aktenführung der fünf Bundesgerichte: Ein guter Anfang mit technischen Schwächen

Die Bundesregierung hat mit einer Verordnung am 27.03.2020 Fakten und eine Rechtsgrundlage für die elektronische Aktenführung in den fünf Bundesgerichten geschaffen. Danach können die Bundesgerichte ab sofort die elektronische Akte ganz oder teilweise einführen oder testen.

1. Ausgangslage

Der Gesetzgeber legte fest, dass Gerichtsakten und Prozessakten ab 01.01.2026 elektronisch geführt werden. Gleichzeitig räumte er der Bundesregierung in den zugehörigen Prozess- und Verfahrensordnungen das Recht ein, für die fünf Bundesgerichte, dem Bundesverwaltungsgericht (BGH), dem Bundesarbeitsgericht (BAG), dem Bundesozialgericht (BSG), dem Bundesverwaltungsgericht (BVerwG) und dem Bundesfinanzhof (BFH) die wesentlichen Details der elektronischen Aktenführung zu bestimmen.

Die Bundesregierung erließ nun am 27.03.2020 (Bundesgesetzblatt Jahrgang 2020 Teil I Nr. 16, Seiten 745 bis 747) die

„Verordnung über die elektronische Aktenführung bei den obersten Gerichten des Bundes nach § 298a ZPO, § 14 FamFG, § 46e ArbGG, § 65b SGG, § 55b VwGO und § 52b FGO“

Artikel 1 dieser Verordnung enthält wiederum die

„Verordnung über die elektronische Aktenführung bei den obersten Gerichten des Bundes in der Zivilgerichtsbarkeit und in den Fachgerichtsbarkeiten (Bundesgerichte-Aktenführungsverordnung – BGAktFV)“

Die Bundesregierung macht damit von den Verordnungsermächtigungen

Gebrauch, um es den obersten Bundesgerichten in der Zivilgerichtsbarkeit und in den Fachgerichtsbarkeiten zu ermöglichen, die elektronische Gerichtsakte und Prozessakte schon vor dem gesetzlich bestimmten Stichtag am 01.01.2026 schrittweise einzuführen und zu erproben. Nach § 2 BGAktFV können die Akten bereits ab dem 02.04.2020 elektronisch geführt werden.

2. Die inhaltlichen Details der BGAktFV

Die BGAktFV regelt im Wesentlichen Folgendes:

a) Den Zeitpunkt, von dem an bei den obersten Gerichten des Bundes in der Zivilgerichtsbarkeit und in den Fachgerichtsbarkeiten elektronische Akten als führende Akten geführt werden können.

b) Zudem werden in der Verordnung die technisch-organisatorischen Rahmenbedingungen für die Bildung, Führung und Aufbewahrung elektronischer Akten verbindlich festgelegt.

c) Die Struktur und das Format elektronischer Akten werden geregelt.

d) Bestimmungen zur Barrierefreiheit.

e) Ersatzmaßnahmen im Falle technischer Störungen beim Betrieb der elektronischen Akte.

Zudem ist von Bedeutung:

Die Verordnung beschränkt sich auf die Festlegung der grundlegenden Parameter der elektronischen Aktenführung, um den fünf Bundesgerichten einen Spielraum bezüglich der technischen Ausgestaltung zu lassen, der erforderlich sei, um die Besonderheiten der einzelnen Verfahrensarten zu berücksichtigen.

Es bedarf keiner Regelungen zu Datenschutz und Datensicherheit, weil hier die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) unmittelbar gelten (vgl. Bundestagsdrucksache 18/12203, S. 80).

3. Einschätzung und Kritik an der BGAktFV

Die Verordnung ist dem Grunde nach zu begrüßen, um die notwendige technische Entwicklung in den Bundesgerichten zu fördern.

Die BGAktFV weist aber folgende juristische Schwächen auf:

a) § 2 BGAktFV verstößt gegen den Vorbehalt des Gesetzes

Die den Präsidentinnen oder Präsidenten des jeweiligen Bundesgerichts über § 2 BGAktFV übertragenen Befugnisse sind mit dem Grundsatz des Gesetzesvorbehalts nicht vereinbar.

Im Rahmen des Gesetzesvorbehaltes ist der Rechtsgewährungsgrundsatz des Art. 19 Abs. 4 GG zu berücksichtigen. Als Teil des Rechtsgewährungsgrundsatzes ist auch das Akteneinsichtsrecht zu beachten. Die Akteneinsicht wird nach § 2 BGAktFV aber technisch von den durch die Präsidentinnen oder Präsidenten des jeweiligen Gerichts gewählten Verfahren der elektronischen Aktenführung abhängig sein. Es besteht demnach die Gefahr, dass jedes Bundesgericht eine andere Art der elektronischen Aktenführung wählt. Rechtsanwälte müssen dann bis zu fünf technische Verfahren vorhalten, um die technisch unterschiedlichen Akten einsehen zu können. Damit wären erhebliche technische und organisatorische Aufwände verbunden, die zu erheblichen Kosten und auch Risiken führen können und im Ergebnis eine Behinderung des Rechtsgewährungsgrundsatzes darstellen können. Der Gesetzgeber selbst muss daher wesentliche technische Leitlinien vorgeben, um diese Entwicklung auszuschließen.

b) Konzept des Repräsentats ist technisch nicht durchdacht

Nach § 3 Abs. 2 BGAktFV wird die Akteneinsicht durch ein so genanntes Repräsentat ermöglicht und gewährt. Das Konzept des Repräsentats erscheint als möglicher Weg, dass die Prozessbeteiligten keine Einsicht in die Notizen der Richter, in deren Entwürfe oder Voten nehmen. Das Konzept des Repräsentats muss aber jedenfalls um zwei Aspekte ergänzt werden, denn das Repräsentat ist nicht die Akte selbst, sondern ein Aliud.

aa) Es ist technisch nicht auszuschließen, dass das Repräsentat andere Inhalte aufweist, als die elektronische Akte. Es muss daher veröffentlicht werden, mit welchem Algorithmus alle Inhalte des § 3 Abs. 1 BGAktFV im Repräsentat widergegeben werden und so sichergestellt wird, dass alle Inhalte des § 3 Abs. 1 BGAktFV im Repräsentat zutreffend und vollständig dargestellt werden. Ohne diese Veröffentlichung haben Prozessbeteiligte keine Möglichkeit, technische und damit inhaltliche Fehler aufzufinden.

bb) Der unmittelbare Zugriff auf die elektronische Akte muss jedenfalls in folgenden Fällen möglich sein, denn andernfalls wäre die Einsicht nicht vollständig:

Erstens, wenn von einem Prozessbeteiligten eine Signaturüberprüfung durchgeführt werden soll. Diese muss zwingend auf den Original-Daten erfolgen, denn bei jeder Kopie wird die Überprüfung immer ein negatives Ergebnis aufzeigen. Aktuell ist eine Signaturprüfung durch die Prozessbeteiligten nicht möglich bzw. nicht vorgesehen. Die Regelung in § 3 Abs. 2 S. 4 BGAktFV (anstatt Signaturdateien enthält das Repräsentat das Ergebnis der Signatur-prüfung) halte ich für nicht ausreichend. Denn die Signaturprüfung könnte fehlerhaft durchgeführt worden sein.

Zweitens, wenn andere Datei-Formate als das PDF-Dateien Teil der Akte sind, was § 2 Abs. 1 S. 2 ERVV ausdrücklich zulässt.

Auf das Konstrukt des Repräsentats sollte verzichtet werden. Über ein in der IT übliches Berechtigungskonzept könnte sichergestellt werden, dass die Prozessbeteiligten keine Einsicht in die Notizen der Richter, in deren Entwürfe oder Voten nehmen können.

c) Revisionssicherheit aus GoBD in § 4 Abs. 1 BGAktFV übernehmen

Nach § 4 Abs. 1 BGAktFV gelten elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind. § 4 Abs. 1 BGAktFV sollte aber klarer gefasst werden. Für die Abgabenordnung (AO) sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ entwickelt worden. Die GoBD wurden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt. Nach den GoBD muss u.a. sichergestellt sein, dass die Daten mit den Originalen übereinstimmen, dass diese elektronischen Dokumente innerhalb der Aufbewahrungsfristen verfügbar sind und in angemessener Frist lesbar und maschinell auswertbar gemacht werden können (sogenannte Revisionssicherheit). Die Erfahrungen der GoBD sollten in § 4 Abs. 1 BGAktFV eingearbeitet werden. Es ist technisch nicht sinnvoll, ein weiteres Verfahren zu etablieren.

d) Störungen sollten zwingend veröffentlicht werden

In § 6 S. 2 BGAktFV ist geregelt, dass Art und Dauer einer Störung zu dokumentieren sind. Es ist aber nicht geregelt, wo und wie. § 6 BGAktFV sollte um eine Regelung ergänzt werden, dass Störungen unverzüglich auf der Internetseite des jeweiligen Bundesgerichts veröffentlicht werden müssen.

Link zum Autor: RA Dipl.-Inform. Dr. jur. Marcus Werner